Reporting

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FAQ, présentations et tutoriels: des supports pour vous aider à préparer vos rapports narratifs et financiers.

Présentations


FAQ sur le rapport intermédiaire

1. Rapport narratif

1.1 Le rapport narratif doit-il couvrir les six derniers mois de mise en œuvre?

La période couverte par le premier rapport intermédiaire est du mois M0 au M12 (article 6.3 du Contrat de Subvention). Par conséquence, le texte du précédent rapport d'avancement devrait être adapté et harmonisé, et non effacé, en intégrant la description de la partie narrative jusqu'au M12.

1.2 Devrions-nous remplir toutes les sections narratives avant de mettre en ligne nos dépenses?

Il est possible de commencer soit par la partie narrative, soit par la partie financière. Le Bénéficiaire Principal (BP) est chargé de remplir le rapport narratif et sa propre liste de dépenses. On peut travailler sur les deux sections en parallèle jusqu'à sa soumission à l'auditeur, moment auquel les modifications et la mise en ligne des documents ne seront plus possibles.

1.3 En ce qui concerne la partie narrative, le nombre de caractères est-t-il le même que le rapport d'avancement ou est-il augmenté compte tenu du fait que nous devrions rapporter une année d'activité?

Le nombre de caractères reste le même. Le BP doit adapter le contenu pour mettre à jour et résumer les informations à couvrir du M0 au M12 (article 6.3 du Contrat de Subvention). Par conséquence, le texte du rapport précédent apparaîtra afin de faciliter l'intégration avec le dernier rapport.

1.4 Avons-nous besoin de mettre en ligne uniquement les livrables terminés qui ne subiront pas d'autres modifications au cours de la prochaine période?

Non. S'il y a des livrables sujets à des mises à jour, vous pouvez mettre en ligne la version en cours avec les dernières mises à jour. Veuillez noter que dans la page Web du Programme, il y aura également une section pour mettre en ligne les livrables terminés et finalisés, afin qu'ils puissent être publiés et disponibles pour tout le monde.

1.5 Est-il possible de reporter uniquement des activités individuelles et non la totalité de la réalisation?

Il n'est pas possible de reporter uniquement des activités individuelles dans le MIS car elles font partie d'une réalisation. En ce qui concerne les réalisations qui doivent être différées, il est nécessaire de décocher, appuyer sur l'icône de l´horloge qui apparaîtra puis d'indiquer le semestre de livraison mis à jour.

1.6 Pouvez-vous confirmer que dans la section «Participation du personnel du projet ou des représentants aux événements liés au projet (internes et publics)» s´il est nécessaire d'insérer uniquement les événements organisés par le projet lui-même?

Pas seulement. Les événements où le projet est représenté doivent également être suivis. Veuillez noter qu'ils doivent également être inclus dans l'annexe 4.1 Indicateurs de résultat transversaux transfrontaliers_v.1.0.

2. Rapport financier

2.1 Veuillez fournir des précisions concernant l'admissibilité des frais de personnel des entreprises privées (professionnels) autres que les salariés dans la catégorie des coûts des ressources humaines (RH) : ces professionnels sont généralement soumis à la TVA et réclament des paiements avec factures.

Les coûts des personnes physiques au titre d'un contrat autre qu'un contrat de travail et recevant d'autres formes de rémunération autres que les paiements de salaire peuvent être déclarés dans la catégorie de coûts «Ressources humaines», à condition qu'il ne s'agisse pas de consultants externes. Veuillez consulter le chapitre 7 du MMP (PIM en anglais) pour plus d'informations.

2.2 Pouvez-vous confirmer que les dépenses liées à la première année de mise en œuvre (M1-M12) payées après le 12ème mois mais avant la soumission du premier rapport intermédiaire peuvent être prises en compte dans le premier rapport intermédiaire?

Non, toutes les dépenses payées après la fin de la période de reporting (M1-M12) devront être déclarées dans le 2ème rapport intermédiaire (M13-M18).

2.3 Dans le cas où nous avons plusieurs factures pour un seul service (budgétisées dans 1 unité) comment doivent-elles être insérées dans le MIS?

Veuillez insérer chaque paiement individuellement, même si plusieurs paiements ont été effectués pour une unité du budget. En cas de nombreux paiements liés aux frais de voyage et de séjour, veuillez remplir l'annexe 4.2 du Manuel d'exécution du projet (Format des rapports de voyage) pour que les informations soient complètes.

2.4 Que se passe-t-il si nous dépassons le budget total par ligne budgétaire?

Les dépenses déclarées dépassant le total de la ligne budgétaire ne seront pas réduites, sauf si elles dépassent le seuil de l'amendement mineur (soit 20% par catégorie de coût ou par partenaire). Cependant, les lignes budgétaires sous-estimées seront ajustées avant le rapport suivant.

2.5 Doit-on respecter le taux unitaire ou le nombre d'unités approuvé dans le budget?

Le budget est une estimation des coûts soumis à des changements au cours de la mise en œuvre du projet, donc les taux unitaires et n. des unités déclarées ne doivent pas nécessairement correspondre exactement à celles budgétisées. Cependant, veuillez noter que des changements substantiels peuvent conduire à des demandes de clarification.

2.6 Quel taux de change devons-nous utiliser pour déclarer les coûts dans notre devise?

Conformément au Contrat de Subvention (article 7.6), les rapports financiers doivent être soumis en EURO et peuvent être extraits d'états financiers libellés dans d'autres devises. Dans ce cas et aux fins de la déclaration, la conversion en EURO est effectuée en utilisant le taux de change comptable officiel mensuel de la Commission européenne pour le mois au cours duquel les dépenses ont été soumises pour examen à l'auditeur aux fins de vérification. A cet effet, le taux de change est calculé automatiquement par le MIS, une fois le rapport validé et soumis à l'auditeur pour vérification. Veuillez noter que les pertes éventuelles découlant de la différence d'application du taux de change ne peuvent pas être couvertes par le programme et sont considérées comme des coûts inéligibles.

2.7 Comment déclarer les frais administratifs?

Les frais administratifs seront automatiquement calculés par le MIS pour chaque rapport financier. Comme cette fonctionnalité du MIS n´est toujours pas opérationnelle, le montant des frais administratifs (selon le % contracté) doit être calculé et ajouté au montant des dépenses déclarées, dans la «Demande de paiement» à mettre en ligne dans la section «Documents» afin de conclure le reporting et de pouvoir soumettre le rapport intérimaire au Secrétariat Technique Conjoint (STC).

2.8 Comment les dépenses sont-elles différenciées entre contribution propre et contribution IEV sur la plateforme?

Les dépenses déclarées ne sont pas différenciées (total déclaré = fonds IEV + cofinancement). Le pourcentage de cofinancement accordé sera appliqué, c'est-à-dire qu'un minimum de 10% du montant déclaré sera considéré comme un cofinancement.

2.9 Les partenaires doivent-ils attendre la confirmation de pré-contrôle du BP avant de soumettre leur rapport à leur auditeur?

Le contrôle du gestionnaire financier du BP n’est pas obligatoire. Le responsable financier de chaque partenaire doit vérifier les dépenses avant de soumettre le rapport à l´auditeur. Veuillez noter qu'aucune modification du rapport ne sera possible une fois soumis à l'auditeur.

2.10 En tant que Bénéficiaire Principal (BP), une fois que nous avons vérifié les dépenses et terminé notre section narrative, est-ce que chaque partenaire doit envoyer le rapport à l'auditeur pour validation? Ou est-ce le BP est responsable de cela?

Une fois finalisé la mise en ligne de toutes les dépenses, chaque partenaire envoie son rapport à son propre auditeur pour la vérification des dépenses via le MIS.

2.11 Lorsqu´un employé n´a pas travaillé pour l´organisation du BP/PP pendant toute l´année déclarée, est-il possible d´utiliser le coût horaire de la dernière année complète disponible, pour l´appliquer à cet employé?

En règle générale, et suivant les instructions incluses dans le PIM (section 7.1.2), les frais de personnel sont calculés sur la base du salaire mensuel brut plus les charges sociales obligatoires, les assurances et tous autres frais légaux inclus dans la rémunération (et découlant des règles nationales), mais exclut tout coût variable. Comme indiqué dans cette section, le Salaire Brut doit être calculé au moins une fois par an et chaque fois qu'il y a un changement dans les coûts (augmentations de salaire, etc.). Étant donné que le coût horaire doit être aussi précis que possible afin de refléter les frais de personnel réels encourus, chaque fois que l'utilisation du coût horaire basé sur la période de rapport n'est pas suffisamment précise, le BP/PP peut utiliser tout autre coût horaire récent et fiable qui reflètera une meilleure approximation des coûts réels encourus, à condition qu'il soit validé par l'auditeur et conforme à la législation nationale.

2.12 Lorsque l´année de reporting ne correspond pas à l´année civile et que l'organisation du BP/PP n'est pas en mesure de calculer un coût horaire approprié et précis pour la période de reporting réelle, est-elle autorisée à utiliser le dernier coût horaire disponible calculé de l´année civile complète (par exemple, si la période de déclaration est de septembre 2019 à août 2020, pouvons-nous utiliser le coût horaire de 2019)?

L'utilisation du coût horaire pour 2019 est autorisée lorsque : 1) le coût horaire basé sur la période de reporting (septembre 2019 - août 2020) n'est pas suffisamment précis et n'informe pas sur les coûts réels encourus, 2) le coût horaire de 2019 est précis et il est validé par les pratiques standards de l'organisation, 3) l'auditeur vérifie le calcul du coût horaire 2019 et valide son application aux heures de travail mises en œuvre aux projets en 2020, 4) l'utilisation du coût horaire 2019 est conforme à la législation nationale (à vérifier auprès de chaque Point de Contact National).

3. Rapports de vérification des dépenses (RVD)

3.1 Certains partenaires n'ont toujours pas reçu la validation de leurs auditeurs par le Point de Contact de Contrôle (PCC), mais les dépenses sont reportées dans le MIS. Pouvons-nous continuer le rapport et fournir la validation plus tard?

Non, car les auditeurs doivent être validés avant de les engager. Dans le cas où l'auditeur sélectionné par un partenaire n'est pas validé (du tout ou à temps pour le rapport), les dépenses peuvent être déclarées dans le rapport suivant, même si elles appartiennent à une période différente.

3.2 En ce qui concerne l'approbation des auditeurs par le PCC, un e-mail est-il une preuve d'autorisation suffisante?

Oui, un e-mail contenant une expression claire de non-objection peut être considéré comme une preuve de validation de l'auditeur par le PCC.

3.3 Est-ce que la non-objection du PCC dans la langue nationale correspondante est eligible?

Oui, chaque PCC peut émettre la validation dans la langue nationale.

3.4 Qu'est-ce qui change entre la dernière version du RVD (05/10/2020) et la précédente?

Les documents suivants ont été révisés:
Annexe 2: Liste de contrôle du contrôle de l’auditeur
Annexe 3a: Rapport individuel
Annexe 3b: Rapport de synthèse

Il est recommandé à tous les Bénéficiaires Principaux de partager le dossier de vérification des dépenses avec leurs partenaires.

Le paquet de vérification des dépenses mis à jour est disponible dans la section «Appui à la mise en œuvre» du site web du Programme IEV CTF Med.

3.5 Que se passe-t-il si l'auditeur a complété le RVD en utilisant la version précédente (et non celle partagée le 05/10/2020)?

Les modèles précédents sont également valables. L'auditeur doit remplir une déclaration supplémentaire disponible auprès du STC. Si le rapport a déjà été soumis au STC, la déclaration supplémentaire sera demandée ultérieurement.

3.6 Si l'auditeur d'un partenaire a soumis le RVD dans le MIS, est-il possible de le modifier ou de mettre en ligne un rapport modifié?

Une fois le RVD soumis dans le MIS, il n'est pas possible de le modifier ou de mettre en ligne un rapport modifié.